Hogyan kezdj el kiszervezni?
A múlt heti cikkben arról írtam, miért fárasztanak ki annyira a háttérfeladatok – és hogy a halogatás mögött általában nem lustaság, hanem rendszerprobléma van. Ha magadra ismertél benne, most jön a logikus következő kérdés: rendben, de hogyan kezdjek hozzá a kiszervezéshez?
Ez a cikk erre ad választ. Két részből áll: az első a kiszervezés általános első lépéseit mutatja be, a második pedig konkrétan azt, amiben én tudok segíteni – hogy ne maradj a levegőben a „jó, de mit csináljak most?” kérdéssel.
Mikor érdemes egyáltalán belegondolni?
Nem kell nagy vállalkozásnak lenni ahhoz, hogy megérje kiszervezni. Ha hetente visszatérő feladataid vannak, amik időt és energiát visznek el, de nem igényelnek téged személyesen – máris van értelme megnézni, mi adható ki.
Korábban összeszedtem öt olyan feladatot, amit szinte bárki azonnal átadhat: 5 admin feladat, amit ma azonnal kiszervezhetnél – ha nem olvastad még, ott érdemes kezdeni.
Az első lépés: döntsd el, mi az, amit nem kell neked csinálni
Mielőtt megkeresed a megfelelő embert, először azt kell tisztázni, mi az, amit ki akarsz adni. A legjobb kiszervezési jelöltek: visszatérő, rutinszerű feladatok, amelyek fontosak, de nem igényelnek döntési jogkört és szakmai belátást – csak figyelmet és rendszerességet.
Ha összeírod ezeket, és megnézed, hetente mennyi időt töltenek el, az összeg általában meglepő.
Amiben én konkrétan segíteni tudok
Pontosan azokra a területekre fókuszálok, amelyek a legtöbb vállalkozónál feltorlódnak, és amelyeket a legtöbben a legjobban utálnak elvégezni.
- Adatrendezés és nyilvántartásvezetés
Ügyféllisták, kapcsolattartók, szerződések, bevétel- és kiadás-nyilvántartások, adatbevitel táblázatokba – ezek azok a feladatok, amelyek látszólag kicsik, de ha felhalmozódnak, nehéz belőlük kikeveredni. Ha egyszer rendbe van rakva, utána már csak karban kell tartani.
- Számlázás és adminisztráció
Kimenő számlák elkészítése és nyomon követése, beérkező számlák rögzítése, fizetési határidők figyelése, egyszerű pénzügyi nyilvántartás. Nem könyvelés – de az a rész, ami a számlázás körül felgyűlik, és amit mindenki tolni szokott.
- Ügyfélmegkeresések kezelése
Rutinkérdések megválaszolása sablon alapján, beérkező érdeklődések rögzítése, egyszerű tájékoztatás, panaszok első szintű kezelése. Empatikusan, profin, határidőre – akár a saját hangodban megírva, ha van kész sablonod, akár az én megfogalmazásomban, amelyet jóvá tudsz hagyni.
Hogyan néz ki az eleje?
Rövid egyeztetéssel kezdjük: megnézzük, melyik területen lenne a legnagyobb segítség, és hogyan illeszkedne a te folyamataidba. Nem kell egyszerre mindent átadni – egy feladattal is el lehet indulni. Hogy pontosan mi várható az első hetekben, azt lépésről lépésre leírtam: Hogyan néz ki az első hónap egy virtuális asszisztenssel?
A kiszervezés nem nagy ugrás – csak egy kis lépés, majd még egy. Ha valamelyik fenti terület ismerős, és úgy érzed, jó lenne erről beszélni, írj bátran. Kötetlen, nyomásmentes egyeztetéssel indulunk.