Virtuális asszisztens: a 8 leggyakoribb kérdés, egyenes válaszokkal
Az elmúlt hetekben sok mindenről írtam: a halogatásról, a kiszervezés első lépéseiről, az indulás előtti félelmekről és arról, kinek szól az ajánlatom és kinek nem. Közben kirajzolódott, hogy a kérdések nagyrészt ugyanazok. Ezért gyűjtöttem össze őket egy helyre, és mindegyikre egyenesen válaszolok.
- Mit csinál pontosan egy virtuális asszisztens?
Én három területre fókuszálok, azokra, amelyeket a legtöbb vállalkozó a legkevésbé szeret:
- Adatrendezés és nyilvántartásvezetés: ügyféllisták, kapcsolattartók, táblázatok, adatbevitel.
- Számlázás és adminisztráció: számlák elkészítése és követése, rutin adminisztráció, határidők figyelése.
- Ügyfélszolgálat: a visszatérő, rutinszerű megkeresések megválaszolása sablon alapján.
Ha még keresed, mi az, amit érdemes elsőként átadni, ez a lista jó kiindulópont: 5 admin feladat, amit ma azonnal kiszervezhetnél.
- Mennyibe kerül?
Óradíjjal dolgozom, tehát csak azért fizetsz, ami ténylegesen elkészül. Az alapdíj 4.500 Ft/óra. Nagyobb óraszámnál, illetve a teljes háttértámogatás esetén kedvezőbb óradíjat kapsz. A pontos kereteket az Árazás oldalon találod.
Ha azt is látni szeretnéd, Mennyibe kerül valójában, ha mindent magad csinálsz?, itt számoltam végig.
- Hogyan indul az együttműködés?
Egy rövid, kötetlen egyeztetéssel. Megnézzük, melyik terület viszi el a legtöbb energiádat, és ha szeretnéd, elég egyetlen feladattal indulnunk, nem kell egyszerre mindent átadni. Az első hetek a ráhangolódásról szólnak. Részletesen itt írtam róla: Hogyan néz ki az első hónap egy virtuális asszisztenssel?
- Milyen programokkal dolgozol?
A számlázást Számlázz.hu-ban végzem. Ha te másik számlázó rendszert használsz, azt is megtanulom, nem kell miattam váltanod. A többi munkához nincs szükség drága szoftverre.
- Hogyan kezeled az adataimat?
Bizalmasan, és csak annyi hozzáférést kérek, amennyi a konkrét feladathoz kell. Az együttműködés elején közösen rögzítjük, mihez férek hozzá, és mihez nem.
- Könyvelést is vállalsz?
Nem. A könyvelés a könyvelőd dolga, azt nem váltom ki. Amit tudok: a számlázást és a nyilvántartást rendben tartom, így a könyvelőd rendezett háttéranyagot kap, és te sem kapkodsz a hónap végén.
- Milyen ügyfélmegkereséseket tudsz kezelni?
A visszatérő, rutinszerű kérdéseket: árak, időpontok, tájékoztatás, első szintű panaszkezelés. A válaszsablonokat vagy te adod, vagy én írom meg, és te jóváhagyod. Ami szakmai döntést igényel, azt hozzád irányítom.
- Mi van, ha nem vagyok elégedett?
Szólj, és korrigálom. Az első hetekben természetes, hogy még finomítunk, a cél az, hogy idővel pont azt kapd, amire szükséged van. És ha úgy látom, hogy nem én vagyok a legjobb megoldás a helyzetedre, azt is megmondom.
Ha a válaszok között nem találtad meg a te kérdésedet, írj nyugodtan. Szívesen kiegészítem a listát, és a kötetlen egyeztetés semmire sem kötelez.